Blog

Nov 12

Kā top prezentācija?

VARAM_piezimes-5

Tā kā esmu saņēmis pāris lūgumus klātienē un neklātienē padalīties ar to, kā top manas prezentācijas, gatavojot uzstāšanos par e-risinājumiem valsts pārvaldē Valsts Kancelejas un VARAM konferencei mazliet rūpīgāk pievērsu uzmanību procesam un rutīnām, daļu no kurām jau veicu automātiski un daudz nedomājot. 

 

Uzdevums

Šoreiz neko radikāli jaunu radīt nebija nepieciešams – organizatori lūdza sagatavot skatījumu uz konferences tēmu no komunikāciju stratēģiskās plānošanas skatu punkta un uzsvērt priekšnosacījumus efektīva digitālā risinājuma izveidei. Tātad no visai plašā materiālu, domu un līdzšinējo prezentāciju klāsta bija jāizveido auditorijai atbilstošs un interesants stāsts. 

Tomēr, tā kā atkārtošanās ir garlaicīga, katru gatavošanos es izmantoju kā iespēju atrast kādu jaunu ideju vai citu skatu punktu uz galveno jautājumu, (atkal) papētīt "uzdoto tēmu"  vai arī vienkārši sameklēt piemērus un ilustrācijas, kas būtu pievilcīgi attiecīgajai auditorijai. Tādējādi paplašinās arī piemēru bāze.

 

Pirmais solis. Piezīmes.

Līdzko es esmu piekritis veidot kādu prezentāciju vai rakstu, es izveidoju vietu, kur apkopošu piezīmes un ar prezentācijas tēmu saistītos atradumus. Izveidoju tādu pat tad, ja zinu, ka piezīmju nebūs daudz – šādas sadaļas izveide kā minimums tas padara šo uzdevumu redzamu galveno tuvākā laika uzdevumu sarakstā.  

Līdzās tam gatavošanās laiks vienmēr ir ierobežots un jaunas idejas vai jauni piemēri stāstāmajam rodas ne tikai tieši strādājot pie konkrētā uzdevuma, bet arī meklējot risinājumus citiem uzdevumiem vai vienkārši lasot kādu grāmatu vai rakstu. Savlaicīgi izveidota vieta domu un atradumu apkopojumam, sagatvošanās agrīnajās stadijās visbiežāk visai nesistemātiskam, rada vērtīgu materiālu aktīvās gatavošanas posmam, kas parasti ir pēdējās dienās pirms uzstāšanās. 

Piezīmes visbiežāk apkopoju digitāli. Ja vēl pavisam nesen izmantoju Google dokumentus, tad pēdējā pusgada laikā par galveno piezīmju apkopšanas vietu kļuvusi Evernote, kur krājas gan piezīmes un atradumi par 8-9 galvenajām mani interesējošajām profesionālajām tēmām, gan piezīmes par vairākām nākotnes projektu idejām un aktuālajiem projektiem, gan par intersatāko no izlasītā un tīklā atrastā. 

Pēdējā mēneša laikā arvien aktīvāk izmantoju iespēju rakstīt planšetdatorā pa tiešo. Šādi izskatījās elektroniskās piezīmju lapiņas, pirms ķēros pie augstākminētās prezentācijas izveides (pusotru-divas dienas pirms konferences). 

Screen Shot 2012-11-08 at 09.31.00

Otrais solis. A4 plāns. Detalizēts.

Dienā (vakarā, naktī), kad ķeros pie prezentācijas, pirmo stundu vai pat vairāk veltu detalizēta plāna izstrādei. Šo posmu vienmēr veicu uz papīra, izmantojot baltu A4 formāta lapu un pakāpeniski būvējot stāsta struktūru. Ja kaut kas neveidojas tā, kā vajag – tiek ņemta jauna lapa un ķeros pie pārrakstīšanas un labošanas. 

Ja plānotais laiks intensīvai, piesātinātai prezentācijai ir ne vairāk par 30-40 minūtes, tās detalizētam tās plānam, galvenās idejas un struktūru ieskaitot, jāiekļaujas vienā A4 formāta lapā. Ja prezentācija ir garāka un/vai ja tajā ir vairāki atsevišķi nodalāmi bloki, reizēm strādāju arī ar A6 formāta lapiņām, uz katras veidojot vienu apakštēmu. Tas ļauj katru bloku apdomāt, mainīt un rediģēt atsevišķi un arī pārraudzīt prezentācijas kopējo uzbūvi (arhitektūru).

Tikai tad, kas plāns ir gatavs, ķeros pie prezentācijas veidošanas datorā. Šādi izskatījās A4 lapa pirms ķēros pie nākošā posma. Pēdējais (šķiet, trešais vai ceturtais) variants gatavojot augstākminēto prezentāciju.  

VARAM_piezimes-10

Trešais solis. Realizācija.

Kad plāns gatavs, ķeros pie darba ar Keynote. Šeit mijas gan tehnisks darbs (esošo slaidu uzlabošana, jaunas informācijas un ilustrāciju meklēšana) mijās ar radošo (jaunu slaidu izstrāde – loģika, akcenti, dizains; piemēri un to interpretācija). Laiku pa laikam tā ir arī prezentācijas kopējās loģikas pārbaude, minūtes vai pāris minūšu laiku izejot cauri visiem jau gatavotajiem slaidiem.

Viens no lielākajiem izaicinājumiem darbā ar datoru ir ir pieturēties pie sākotnējā plāna, jo idejas turpina rasties arī šajā stadijā, jo īpaši izskatot agrāk gatavotas prezentācijas jau gatavu slaidu meklējumos un atrodot jaunas, piemirstas idejas. Ja ļaujas tām, ne tikai prezentācijas gatavošana var ievilkties, bet arī visai ātri iespējams zaudēt kopējo fokusu un pāriet samērā neefektīvā darbošanās režīmā. Tomēr arī šīs idejas ir svarīgi piezīmēt kopējā sarakstā. Var noderēt. 

Pie galīgās noformēšanas (visas prezentācijas kopējā vizuālā konsekvence, pārejas starp slaidiem) un pie darba ar prezentācijas iekļaušanos laika plānā ķeros tikai tad, kad tā šķiet jau esam par 90% gatava. Šajā posmā visbiežāk parādās vajadzība pēc būtiska saīsinājuma, jo sakāmā visbiežāk ir vairāk nekā atvēlētā laika. 

 

Gala rezultāts.

Prezentācijas gala variantu īsi pirms prezentācijas vai tūlīt pēc tās vienmēr saglabāju *.pdf formātā. Tādējādi pēdējo astoņu gadu laikā visas nozīmīgākas prezentācijas ir saglabātas to "oriģinālajā" variantā. Pat tad, ja vienā otrā no Keynote vai PowerPoint oriģinālajiem failiem pēc tam ir veiktas izmaiņas, tās pieejamas tieši tādas, kādas bija prezentējot. 

Ja prezentācija ir paredzēta publicēšanai, to īsi pirms prezentācijas vai uzreiz pēc iekopēju Slideshare un visbiežāk arī blogā, bet ja šaurākai auditorijai – izmantoju Slideshare ar ierobežoto pieeju vai Dropbox. 

Konkrētās prezentācijas gala rezultātu iespējams aplūkot un salīdzināt ar piezimēm iespējams šeit "Digitālie risinājumi valsts pārvaldē: KĀ > KO", bet struktūras vizualizāciju – šī ieraksta sākumā.

  • http://reinistraidas.lv/ Reinis

    Kādu aplikāciju Tu izmanto pierakstīšanai?

  • http://profile.typepad.com/zigurdszakis Zigurds Zakis

    Es te kādu mēnesi niekojos ar četrām App, mēģinot izvēlēties labāko.
    Līderos pagaidām Bamboo Paper, ar to strādāju visvairāk, arī šīs skices. Otrā vieta Penultimate no Evernote saistītajām. Līdzvērtīga, vnk atradu vēlāk.
    Vēl ir AutoCad SketchBook, kas gan vairāk ir tieši zīmēšanai/skicēšana – precīzāka un jūtīgāka, ar ļoti lielu instrumentu klāstu, bet ar neveiklu interfeisu. Un visūr tik ļoti izslavētais Paper ir galēji labs, bet tikai tur kur var darboties bez steigas (drīzāk zīmējumim, shēmām, ilustrācijām), šādām piezīmēm mazliet par lēnu.

  • pieZZīmes

    Komunikācija・Stratēģiskā plānošana・Stratēģija・Mārketings・Reklāma・Dizains・Mediji・Sociālās platformas・Digitālais laikmets
  • Kategorijas

  • Saņem ziņu par jaunu ierakstu e-pastā

Follow

Get every new post delivered to your Inbox

Join other followers